Excelの攻略法　～超高速！数字入力の秘訣～

Microsoft Excel（エクセル）の攻略法です。今回は、効率のいい数字入力についてご紹介します。

まず、多量の数字入力が続くと分かっている場合、事前に必ず行っておくべきことが二つあります。

入力するセルを範囲選択しておきましょう

最初に行っておきたいのが、入力する領域の範囲選択です。マウスでドラッグするだけですから簡単ですね。こうすることにより、アクティブセル（データが入力されるセル）が次に入力する場所に自動的に移動していきますので、パソコンの画面をほとんど見なくても、安心して入力が続けられるます。

もし、複数の表に入力したい場合も同様です。この場合は、最初の表の領域をドラッグした後、「Ctrlキー（コントロールキー）」を押しながら２カ所目、３カ所目とドラッグしていきましょう。

うっかりの『範囲選択解除』にご注意！

せっかく範囲選択しているのに、アクティブセル（データが入力されるセル）を動かそうとして、選択解除してしまうことがあります。

それは、

キーボードの「矢印（方向）キー」でアクティブセルを移動させようとしてしまった
マウスでクリックして、アクティブセルを移動させようとしてしまった

ものによるものです。

矢印（方向）キーもダメ！、マウスもダメ！。それでは、どうやってアクティブセルを移動させればよいのでしょうか？

覚えましょう！キー操作によるアクティブセルの移動

アクティブセルを移動させる方法は、以下の４通りがあります。最初は少し戸惑うかもしれませんが、慣れるとスムーズな移動が出来るようになります。そして、この方法こそが、サクッと！数字入力の最大の秘訣なんです。

Enterキー（エンターキー）を押すと　下方向へアクティブセルが移動します。
Shiftキー　＋　エンターキー　一つ上方向へアクティブセルが移動します。
Tabキー（タブキー）を押すと　右方向へアクティブセルが移動します。
Shiftキー　＋　Tabキー　一つ左方向へアクティブセルが移動します。

日本語入力モードはOFFに！

数字ばかりを連続入力するということは、日本語変換の必要がないということになります。タイピングを始める前に、「全角・半角／漢字キー」を押して、日本語入力モードを「オフ」にしていきましょう。
そうすることで、キーボードのテンキーを押した瞬間に入力完了となり、逐一「エンターキー」を押す必要がありません。

これに対し、日本語入力モードを「ＯＮ」にしたままだと、数字を入力したあと、確定のために「エンターキー」を押すという、毎回無駄な作業が必要になってしまいます。

横方向に入力した方が早い場合が多い

文字入力したあと「Enterキー（エンターキー）」を押して確定することが多いことから、数字入力のあとも「Enterキー」を押す方が多いかもしれません。この場合、アクティブセルは、一つ下に移動します。縦方向に入力を進める場合はこれで問題ありませんが、大量の数値入力の場合などは、間違いないように、原稿に定規を添えて横に追っていくことが少なくありません。また、どなたかに手伝ってもらい、原稿を読み上げてもらう場合も同様です。

そうなると、アクティブセルは右へ右へと移動させた方がいいわけですから、「Enterキー」ではなく「Tabキー」を使ってください。右に行き過ぎたときには、「Shift」＋「Tab」キーで左に戻します。

最悪の数値入力がコレだ！

事前に入力する領域を範囲選択をしない
このこと自体は、大きな損失にはなりませんが、縦方向に入力していった場合、勢い余ってエリア外にご入力（オーバーラン入力）してしまうことがあります。
日本語入力モードを「OFF」にしていない
これも細かいことですが、日本語入力モードが「ON」になっていると、数字入力のあと確定のための「Enterキー」を押す必要があります。大量のデータ入力の場合、この余計な操作が結構な手間となってしまい、効率が悪くなります。
横方向に入力しているのに、数字入力後「Enterキー」を押している
これが最悪のパターンです。数字入力した後、決まって「エンターキー」を押す癖がある方の場合、アクティブセルは「下」に移動してしまいます。さらに、アクティブセルをキーボード操作で移動する方法をご存知ないとすれば、一度マウスに手を伸ばし、右斜め上のセルをクリックしてから次のデータ入力をするという、ものすごく無駄な入力になってしまいます。