Excelの攻略法 これは便利!オートフィル機能

20190121オートフィル用アイキャッチ

Microsoft Excel(エクセル)の攻略法です。魔法みたいにデータを入力してくれる「オートフィル」機能です。

オートフィルって何?

”日・月・火・水・木・金・土”や、”1月・2月・3月…”などの連続性のあるデータを、ひとつひとつ入力しなくても、始めの一つを基に続きを自動入力する機能です。月の異名である「弥生」、「如月」、「弥生」…、それから何だっけ!?とか、英語の月名のスペルがいまいち自信ない!というときなど、とても使える機能です。

スタートは「アクティブセル」から

「アクティブセル」というのは、タイピングされた文字列や数字が入力されるセルのことですが、このアクティブセルには「フィルハンドル」という印があります。オートフィルは、この「フィルハンドル」に照準を合わせる必要があります。

アクティブセルの移動法

アクティブセルは、マウスでクリックするか、キーボードの方向キー「↑」「↓」「→」「←」で指定しましょう。

このほか、「Enter」キー(エンターキー)で下へ、「Shift」キー(シフトキー)+「Enter」キーで上へ、「Tab」キー(タブキー)で右へ、「Shift」キー+「Tab」キーで左へ、移動させる方法も覚えておくと便利です。Excelのワンポイント 「ワークシートのスクロール」と「セルの便利な移動」

操作 アクティブセルが移動する方向
「Enter」キー(エンターキー) 下 ↓
「Shift」キー(シフトキー) + 「Enter」キー(エンターキー) 上 ↑
「Tab」キー(タブキー) 右 →
「Shift」キーシフトキー) + 「Tab」キー(タブキー) 左 ←

「フィルハンドル」ってどこにある?

アクティブセルの右下にある■の部分のことです。マウスカーソルをこの部分に重ね合わせると、通常白い十字の形が、細い十字の形に変わります。

20190107アクティブセルとフィルハンドル

七変化のマウスカーソル その形と意味

マウスカーソルの形 どんなときに使う?
20190107マウスカーソルセル選択 『通常の状態』

このままタイピングすると、その「アクティブセル」にデータが入力されます。

20190107マウスカーソルオートフィル これが『オートフィル』!

マウスポインタをアクティブセルの右下にある■の部分(フィルハンドル)に重ね合わせ、細い「+」マークに変わったら、すぐにマウスの左ボタンを押します。

20190107マウスカーソルセルの移動 『セルの移動』

アクティブセルまたは範囲選択した部分の外枠線上(フィルハンドルを除く)にマウスポインタを重ね合わせると、この形になります。この状態からドラッグすると、セル(または範囲選択されたセル)が移動できます。

20190107マウスカーソルセルのコピー 『セルのコピー』

キーボードの「Ctrl」キー(コントロールキー)を押しながら、上記の『セルの移動』の操作を行うと、セル(または範囲選択されたセル)がコピーされます。

20190107マウスカーソルオートフィルのコピー 『オートフィルのコピー』

キーボードの「Ctrl」キー(コントロールキー)を押しながら、上記の『オートフィル』の操作を行うと、セルの値がそのままコピーされます。同じデータを複数のセルにコピーしたい場合に使います。

オートフィル機能で連続データを入力してみよう!

ここでは「4月」というデータを利用し、連続して「5月」「6月」「7月」というデータを入力する場合でご説明します。

  1. まず「4月」のセルをクリックしてアクティブセルにします。
  2. 十字マークのマウスポインタを「4月」のセルのフィルハンドに重ね合わせると細い十字マーク(上の表の「オートフィルのコピー」の図参照)に形が変わります。すぐにマウスの左ボタンを押してください。
  3. そこでマウスに左ボタンを押さえ、連続入力したい方向へドラッグします。
  4. ドラッグする途中、「4月」が何に変化していくかの表示がありますので、どこまでドラッグすればよいのか、簡単に確認できるようになっています。
  5. 終わりの部分まで来たところで、マウスのボタンを離すと、途中のセルに連続データが入力されます。

20190107オートフィル

オートフィルオプションのこと

連続データの作成直後に、オートフィルオプションが表示されます。これは、入力された内容を修正する必要があるときにクリックすると、メニューが表示されます。

20190107オートフィルオプション

オプションの種類 効果
セルのコピー 同じデータのコピー(複製)が入力されます
連続データ 連続データが入力されます(可能なデータのみ)
書式のみコピー セルを装飾する”書式”の設定のみがコピーされます
書式なしコピー ”書式”はコピーされず、セルのデータのみがコピーされます
連続データ(日単位) 「4月1日、4月2日・・・」のように、日単位のデータが入力されます
連続データ(週日単位) 土日を飛ばして、月~金の日付が入力されます
連続データ(月単位) 「4月1日、5月1日・・・」のように月単位のデータが入力されます
連続データ(年単位) 「2018年4月1日、2019年4月1日・・・」のように、年単位のデータが入力されます

※日単位、週日単位、月単位、年単位は、日付の連続データを作成した際に表示されるオプションです。

自分流の連続データを入力するには?

オートフィル機能は、月の名前や曜日など、一般に順番の予測がつくデータの場合に便利な機能です。こうした連続性が予想されるデータ以外の場合は、単なるコピーとなります。例えば人の名前とか地名などですね。

そこで、オリジナルの連続データを入力するには、あらかじめそのリストを作成しておく必要があります。例えば、都道府県名を北から南へ順番に入力するとか、会社独自の部署名を並べるといった具合です。

独自の連続データは、Excelのオプションメニューのなかにある「ユーザー設定リスト」に、その順番をリスト登録します。

「ユーザー設定リスト」を登録するには

  1. Excelの「ファイル」タブ―「オプション」をクリックすると、「Excelのオプションダイアログボックス」が表示されます。
    20190121ユーザー設定リスト①
    20190121ユーザー設定リスト②
  2. 詳細設定の「全般」グループのなかにある「ユーザー設定リストの編集(O)…」ボタンをクリックします。
    20190121ユーザー設定リスト③
  3. リストを作成する方法は二つあります。一つ目は「リストの項目」欄にひとつひとつ手入力する方法です。一つ目のデータを入力するたびに「Enter」キー(エンターキー)を押し、改行しながらすべてのデータを入力していきます。
    二つの方法は、大量のデータのリストを作成するときなどに便利な方法です。これは、Excelのシートなどにあるデータを範囲選択しインポートする方法です。
    どちらの方法も、最後に「OK」ボタンを押すことをお忘れなく!
    20190121ユーザー設定リスト④
  4. リストの登録が完了すると、オートフィル機能を使って、あなた独自の連続データをコピーすることができます。

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投稿者プロフィール

小宮 英喜
小宮 英喜
佐賀市 はやぶさオンラインパソコン教室講師

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