Wordの攻略法！～テンプレートを利用する～

Microsoft Word（ワード）の攻略法です。今回は、「テンプレート」についてご紹介します。

起動直後に表示されるテンプレートの選択画面

Wordの起動直後には、上記のような画面が表示されますね。「白紙の文書」のほか、「テンプレート」という文書のサンプルがズラリと並んでいます。これは、インターネットを通じて提供されるもので、表示される内容は常に同じではなく、新しいテンプレートが追加されたり、以前あったテンプレートがなくなったりすることもあります。

自分が作成したいと考えている文書に関連した内容のものがあれば、それを利用して作成していくことができます。

ただし、とても便利で重宝するテンプレートですが、そのテンプレートには複雑な設定や書式が組み込まれていることも多く、初心者にとっては、逆に使いにくいと感じることがあるかもしれません。すべてテンプレートから選択して作成し始めるのではなく、やはり「白紙の文書」から新規作成していくスキルを身につけましょう。

提供されているテンプレートの種類

2018年12月現在の、Microsoft　Officeテンプレートとテーマのページを見ると、カテゴリー別に分類されたテンプレートをみることができます。その分類は、FAX 送付状、アドレス帳、アンケート、お知らせ、お祝い、カード、カレンダー、クリスマス、スケジュール、すべての祝日、タイムライン、チラシ、テーマ、トレーニング、ニュースレター、パンフレット/カタログ、ビジネス、ビジネスプラン、フォトアルバム、プログラム、ポスター、メニュー、ラベル、レシート、レター、ログ、一覧、予算、健康とフィットネス、入札と見積もり、冬、卒業式、名刺、図、在庫、地図、夏、大学ツール、封筒、履歴書とカバーレター、招待状、損益、教育、新学期、旅程、春、注文、社内文書、秋、空白および一般、結婚式、給与、計画と管理、証明書、誕生日、請求書、論文とレポート、議事録、議題、財務管理、赤ちゃん、食品と栄養学など、実にたくさんのカテゴリーにわたっています。

さらに、Wordのおすすめテンプレートとして、WORD へようこそ、個人用レターヘッド、お礼状、ビジネスレター (販売用ストライプのデザイン)、学生向けのレポート、パンフレット、宛名ラベル (グリーンウェーブのデザイン、30/ページ)、ビジネス向け FAX 送付状 (赤と黒)、名刺 (一般的)、教師のシラバス (カラー)、週ごとの課題シート (カラー、横)、請求書、パーティの招待状 (ビジネス接待用)、基本デザインの空白のテンプレート、レポートデザインの空白のテンプレート、イオンデザインの空白のテンプレート、クラシックな会議の議題、イベントのチラシ (緑)、イベントのチラシ、デジタルパンフレット、誕生日のギフト券のメモカードなども用意されています。

興味がある方は調べてみくてください。

テンプレート操作のワンポイント

日付コントロール

テンプレートには、日付コントロールというツールが使われているものがあります。カレンダーが表示されますのでクリックするだけで日付が入力できるものです。

日付コントロールの使い方
日付コントロールを表示させるには
通常のWordにも、日付コントロールを挿入させることができます。ただし標準のタブ設定には挿入ボタンが表示されていません。まず、Wordのオプションメニューから、「リボンのユーザー設定」で「開発タブ」を表示させる必要があります。「開発タブ」―「コントロールグループ」―「日付選択コンテンツコントロール」ボタンをクリックしてください。カーソルの位置に日付コントロールが挿入できます。

フィールドに入力した文字列を修正する場合は

フィールドが未入力の状態であれば、クリックして入力するだけで文字列を置き換えることができます。しかし、一度データを入力し確定されたフィールドの場合は、クリック後、通常の文字列を同様にカーソルを移動して当該箇所の文字列を削除してから入力するといった操作が必要です。

フィールドの削除もれにご注意！

文書内にあるすべてのフィールドは、そのまま印刷されてしまいます。必要のないフィールドは、印刷前に削除しておきましょう。

おかしいな？フィールドが削除できない

フィールドによっては、DelキーまたはBackspaceキーを押しても削除できないものがあります。この場合は、フィールドをクリックしたときに表示されるをクリックしてからDelキーまたはBackspaceキーを押します。

少しややこしい互換性の問題

テンプレートを基にした文書のなかには、従来のバージョンのWordでも開いて編集できるよう「互換モード」という形式になっているものがあります。新しいバージョンのWordで、この形式のファイルを保存しようとすると、最新のファイル形式に変更するかどうかを確認するメッセージが表示されます。最新のファイル形式に変更する場合は「OK」。従来のバージョンのWordでも扱えるように互換性を保持したい場合は、［以前のバージョンのWordとの互換性を保持する］チェックボックスをオンにして、「保存」をクリックします。