Excelの攻略法　これは便利！オートフィル機能

Microsoft Excel（エクセル）の攻略法です。魔法みたいにデータを入力してくれる「オートフィル」機能です。

オートフィルって何？

”日・月・火・水・木・金・土”や、”１月・２月・３月…”などの連続性のあるデータを、ひとつひとつ入力しなくても、始めの一つを基に続きを自動入力する機能です。月の異名である「弥生」、「如月」、「弥生」…、それから何だっけ！？とか、英語の月名のスペルがいまいち自信ない！というときなど、とても使える機能です。

スタートは「アクティブセル」から

「アクティブセル」というのは、タイピングされた文字列や数字が入力されるセルのことですが、このアクティブセルには「フィルハンドル」という印があります。オートフィルは、この「フィルハンドル」に照準を合わせる必要があります。

アクティブセルの移動法

アクティブセルは、マウスでクリックするか、キーボードの方向キー「↑」「↓」「→」「←」で指定しましょう。

このほか、「Enter」キー（エンターキー）で下へ、「Shift」キー（シフトキー）＋「Enter」キーで上へ、「Tab」キー（タブキー）で右へ、「Shift」キー＋「Tab」キーで左へ、移動させる方法も覚えておくと便利です。Excelのワンポイント　「ワークシートのスクロール」と「セルの便利な移動」

操作	アクティブセルが移動する方向
「Enter」キー（エンターキー）	下　↓
「Shift」キー（シフトキー）　＋　「Enter」キー（エンターキー）	上　↑
「Tab」キー（タブキー）	右　→
「Shift」キーシフトキー）　＋　「Tab」キー（タブキー）	左　←

「フィルハンドル」ってどこにある？

アクティブセルの右下にある■の部分のことです。マウスカーソルをこの部分に重ね合わせると、通常白い十字の形が、細い十字の形に変わります。

七変化のマウスカーソル　その形と意味

マウスカーソルの形	どんなときに使う？
	『通常の状態』 このままタイピングすると、その「アクティブセル」にデータが入力されます。
	これが『オートフィル』！ マウスポインタをアクティブセルの右下にある■の部分（フィルハンドル）に重ね合わせ、細い「＋」マークに変わったら、すぐにマウスの左ボタンを押します。
	『セルの移動』 アクティブセルまたは範囲選択した部分の外枠線上（フィルハンドルを除く）にマウスポインタを重ね合わせると、この形になります。この状態からドラッグすると、セル（または範囲選択されたセル）が移動できます。
	『セルのコピー』 キーボードの「Ctrl」キー（コントロールキー）を押しながら、上記の『セルの移動』の操作を行うと、セル（または範囲選択されたセル）がコピーされます。
	『オートフィルのコピー』 キーボードの「Ctrl」キー（コントロールキー）を押しながら、上記の『オートフィル』の操作を行うと、セルの値がそのままコピーされます。同じデータを複数のセルにコピーしたい場合に使います。

オートフィル機能で連続データを入力してみよう！

ここでは「4月」というデータを利用し、連続して「5月」「6月」「7月」というデータを入力する場合でご説明します。

1. まず「4月」のセルをクリックしてアクティブセルにします。
2. 十字マークのマウスポインタを「4月」のセルのフィルハンドに重ね合わせると細い十字マーク（上の表の「オートフィルのコピー」の図参照）に形が変わります。すぐにマウスの左ボタンを押してください。
3. そこでマウスに左ボタンを押さえ、連続入力したい方向へドラッグします。
4. ドラッグする途中、「4月」が何に変化していくかの表示がありますので、どこまでドラッグすればよいのか、簡単に確認できるようになっています。
5. 終わりの部分まで来たところで、マウスのボタンを離すと、途中のセルに連続データが入力されます。

オートフィルオプションのこと

連続データの作成直後に、オートフィルオプションが表示されます。これは、入力された内容を修正する必要があるときにクリックすると、メニューが表示されます。

オプションの種類	効果
セルのコピー	同じデータのコピー（複製）が入力されます
連続データ	連続データが入力されます（可能なデータのみ）
書式のみコピー	セルを装飾する”書式”の設定のみがコピーされます
書式なしコピー	”書式”はコピーされず、セルのデータのみがコピーされます
連続データ（日単位）	「4月1日、4月2日・・・」のように、日単位のデータが入力されます
連続データ（週日単位）	土日を飛ばして、月～金の日付が入力されます
連続データ（月単位）	「4月1日、5月1日・・・」のように月単位のデータが入力されます
連続データ（年単位）	「2018年4月1日、2019年4月1日・・・」のように、年単位のデータが入力されます

※日単位、週日単位、月単位、年単位は、日付の連続データを作成した際に表示されるオプションです。

自分流の連続データを入力するには？

オートフィル機能は、月の名前や曜日など、一般に順番の予測がつくデータの場合に便利な機能です。こうした連続性が予想されるデータ以外の場合は、単なるコピーとなります。例えば人の名前とか地名などですね。

そこで、オリジナルの連続データを入力するには、あらかじめそのリストを作成しておく必要があります。例えば、都道府県名を北から南へ順番に入力するとか、会社独自の部署名を並べるといった具合です。

独自の連続データは、Excelのオプションメニューのなかにある「ユーザー設定リスト」に、その順番をリスト登録します。

「ユーザー設定リスト」を登録するには

1. Excelの「ファイル」タブ―「オプション」をクリックすると、「Excelのオプションダイアログボックス」が表示されます。
   
   
2. 詳細設定の「全般」グループのなかにある「ユーザー設定リストの編集（O）…」ボタンをクリックします。
   
3. リストを作成する方法は二つあります。一つ目は「リストの項目」欄にひとつひとつ手入力する方法です。一つ目のデータを入力するたびに「Enter」キー（エンターキー）を押し、改行しながらすべてのデータを入力していきます。
   二つの方法は、大量のデータのリストを作成するときなどに便利な方法です。これは、Excelのシートなどにあるデータを範囲選択しインポートする方法です。
   どちらの方法も、最後に「OK」ボタンを押すことをお忘れなく！
   
4. リストの登録が完了すると、オートフィル機能を使って、あなた独自の連続データをコピーすることができます。

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投稿者プロフィール

小宮 英喜

佐賀市 はやぶさオンラインパソコン教室講師

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